Часть 3. Закон энергетической проводимости системы.

      В прошлый раз мы говорили о Законе полноты частей системы и его применении для БС. Действительно, если убрать из системы (неважно какой) какой-либо элемент, то выполнение основной функции системы может быть нарушено или она вообще перестанет выполняться.

      Сегодня мы поговорим о законе энергетической проводимости системы: В любой системе происходит сквозное прохождение энергии по всем ее элементам. Если какой-то элемент не получает или не может передать сквозь себя энергетический поток, то система будет неработоспособной, она не сможет выполнять свою функцию. Стоит вспомнить структуру системы из предыдущей статьи (рис.1), а также структуру бизнес системы (рис.2). 

Рисунок 1. Структура системы.

Рисунок 2. Структура БС.

      О том, как работают элементы системы и для чего они нужны, вы можете прочитать во второй части цикла статей ТРИЗ по пятницам, посвященной Закону полноты частей системы.

      Как я уже говорил в предыдущей статье, в БС существуют два вида энергии - энергия денег и энергия информации. И хотя не все коллеги согласны со мной в этом, я твердо в этом уверен.

      Начну, традиционно, с техники на примере автомобиля. Источником механической энергии в автомобиле является двигатель. Механическая энергия, получаемая от двигателя, проходит насквозь через трансмиссию (коробка передач, валы, редуктор, раздаточная коробка...это зависит от конкретной конструкции автомобиля), изменяется в трансмиссии (например, коробка передач изменяет число оборотов и поток мощности, поступающих на нее от двигателя) и поступает на рабочий орган, непосредственно работающий с надсистемой - колеса автомобиля. Орган управления (кнопки, рычаги, педали, руль) управляют этим процессом. Разумеется не сами! На кнопки, рычаги и педали воздействует человек. Но его мы можем считать находящимся вне системы. Он же не является элементом автомобиля! Справедливости ради стоит отметить, что часть механической энергии система получает не от источника энергии, а именно от человека.

     Давайте взглянем на всю систему с точки зрения того, как механическая энергия проходит по всем ее элементам и что может быть, если какой-либо энергетический поток прерывается. Если двигатель вырабатывает энергию, она передается на трансмиссию, а через трансмиссию, в свою очередь, на рабочий орган, колеса, то реализуется основная функция системы - передвижение. Энергия, создаваемая человеком на рабочем органе, регулирует работу двигателя, когда человек жмет на педаль акселератора, регулирует работу трансмиссии, когда человек переключает передачи на коробке передач, ну и, наконец, регулирует положение рабочего органа, когда человек вращает рулевое колесо. А теперь давайте представим, что на одном из участков (рис.1. см. взаимосвязи элементов системы) произошел сбой. Энергия или не передается так, как требуется для нормального функционирования системы, или вообще не передается. Представим, что нажатие педали акселератора не приводит к увеличению числа оборотов двигателя. Или приходящая от двигателя механическая энергия «застревает» в трансмиссии и не передается на рабочий орган. Сможет ли автомобиль выполнять свою основную функцию движения? Очевидно, что нет.

      Теперь поговорим о БС. Два вида энергии, деньги и информация, должны так же проходить по всем элементам БС, чтобы она функционировала и формировала продукт компании для клиентов, являющихся надсистемой.

      Продукт БС (сейчас даже не важно, что именно за продукт БС производит, товары, услуги...), представляющий ценность для определенной целевой аудитории, поставляется БС на рынок. При этом информационный поток (а можно сказать и энергия информации) уходит из БС в надсистему - к потребителям. Задача БС при этом - стимулировать спрос на предлагаемый продукт. В технических системах все проще - машина уже начала движение. В случае с БС все сложнее. Потребителям нужно некоторое время, чтобы осознать ценность продукта и проявить желание его приобрести. Вспомните, как многие компании делают анонсы своих продуктов задолго до того, как продукт будет презентован рынку. Очень показательный пример - компания Apple. Сколько интриг и слухов всегда крутится возле каждой новинки этой компании, и какие красочные шоу устраиваются на презентациях этих новинок. И все это делается с одной единственной целью - стимулировать надсистему, покупателя, чтобы он осознал ценность продукта компании и отдал БС свои деньги в обмен на эту ценность. Таким образом, можно сказать, что в надсистеме энергия информации, отдаваемая БС, трансформируется в энергию денежного потока, поступающую в компанию.

      Теперь давайте разберемся с энергетической проводимостью. Для этого необходимо подробно рассмотреть, как происходит движение информационного и денежного потоков.

      Начнем с информационного. Как я уже говорил, информационный поток организован намного более сложно, чем денежный:

Стрелки от источника энергии. Информация, которая присутствует в этих взаимодействиях - самая разная! Это информация о рынке и его состоянии, о факторах, влияющих на входящий из надсистемы денежный поток, о самом денежном потоке и о том, как его можно распределить. Например, информация от финансистов (источник энергии) к органу управления (руководитель компании) приходит следующая - объем имеющихся собственных денежных средств БС составляет Х, заемных денежных средств Y (БС может кредитоваться в банке для увеличения объема оборотных средств, при этом энергия денежного потока, как я уже писал выше, будет внутри БС условно). К органу управления и трансмиссии одновременно пойдет информация, связанная с бюджетами. К органу управления об объемах бюджетов, к трансмиссии о возможности их использования. Обратно к источнику энергии может приходить информация от органа управления о том, как распорядиться имеющимися денежными средствами, а от трансмиссии - запросы на дополнительные бюджеты или, например, информация о необходимости предоставления ВИП-клиенту кредитной линии.

      Стрелки от органа управления. Информация, которая курсирует здесь - это все, что связано с управлением БС. Это и вопросы продвижения продукта компании на рынок, когда ставятся задачи отделу продаж (рабочему органу) по планам продаж. И вопросы хранения и логистики, технического обслуживания, маркетинга и бухгалтерии (трансмиссия, а точнее группа трансмиссий с параллельными задачами). И вопросы финансового управления, кредитования. Об этом я писал выше.

      Стрелки от трансмиссии. Описание взаимодействий с источником энергии и органом управления уже было. Рассмотрим взаимодействие с рабочим органом, отделом продаж. Все вопросы поддержки продаж решаются трансмиссией: логистика и хранение, маркетинг и бухгалтерия...

Приведу пример взаимодействия. С бухгалтерией может быть такой процесс: менеджер отдела продаж (рабочий орган) договаривается с клиентом (надсистема) о сделке, пакет отгрузочных документов для которой делает бухгалтерия. Параллельно с этим процессом взаимодействия может осуществляться другой процесс менеджер отдела продаж (рабочий орган) договаривается о доставке покупки клиенту (надсистема) с отделом логистики (трансмиссия). И так далее.

      ВАЖНО! Сразу хотелось бы отметить один важный факт. Энергия потока информации в БС всегда имеет двунаправленный характер (рис.2). В отличие от технической системы, где энергия движется от источника к рабочему органу.

      Теперь денежный поток. Тут все гораздо проще, чем с информацией и прохождение денежной энергии гораздо больше похоже на техническую систему. Денежный поток (энергия денег) попадает в систему из надсистемы, как эквивалент ценности продукта БС, который БС выдает, с помощью энергии информации, в надсистему. И этот денежный поток затем расходится по всей системе. Взять хотя бы заработную плату сотрудников компании. Часть входящего денежного потока распределяется именно на нее. Еще часть распределяется на поддержание средств производства: аренда офиса, оплата ЖКХ, поддержание технического парка и т.д. Какая-то часть используется для развития, например, для инициирования маркетинговых акций. Какую-то часть использует, например, юридическая служба, если мы говорим о необходимости БС вести судебные тяжбы. И, если входящий денежный поток выше, чем сумма всех затрат БС, то излишек денежного потока может быть направлен, на усмотрение органа управления (в который входят и мажоритарные владельцы бизнеса) на развитие, например, открытие нового филиала или развитие нового направления, которое, в свою очередь, повысит ценность продукта БС для покупателей и привлечет еще больший финансовый поток на входе. Также этот излишек денежного потока может быть направлен на расходы, не связанные с развитием БС - премии сотрудникам, дивиденды владельцам и т.д.

      Ошибки в БС. Это очень важная часть! К сожалению, ошибок в работе БС очень много, а задача по их устранению чрезвычайно сложна. Сложность заключается не столько в решении самой задачи по устранению ошибки, сколько в поиске этой самой задачи и причин ее появления. Сразу хочу сделать оговорку. Как правило, в выстраивании денежных потоков в компании бывает не так уж много проблем, примерно 1-2% от общего объема. Основной источник проблем - информационный поток. Сколько я встречал в своей практике случаев, когда сотрудник говорит «Я хочу донести до руководства такую-то идею, что позволит нашей компании избежать вот таких ненужных расходов» - не счесть! Сколько я встречал случаев, когда сотрудник говорит «Руководство приняло решение, спустило на нас его исполнение, снимает с нас стружку за недоработки. А вот обеспечить нас элементарными ресурсами для выполнения задачи руководство не удосужилось!» - бесконечность! Да я и сам это проходил, когда работа в продажах. И такие ситуации являются яркими индикаторами того, что энергия информации теряется где-то по пути от руководства к исполнителю и обратно. Как она теряется, на каком этапе и почему? Это другой вопрос! Вот здесь уже начинается постановка задачи!!! Необходимо провести диагностику точек потерь и устранить потери информации в БС без усложнения системы и увеличения затрат!

      Для того, чтобы сделать это, нужно рассмотреть систему детальнее (рис.3). 

Рисунок 3. Сложная структура рабочего органа БС.

      На примере рабочего органа видно, что сам рабочий орган является сложной подсистемой. И ситуация, когда рядовой сотрудник отдела продаж доносит какую-то информацию до своего руководителя (согласно принятому в БС регламенту), а тот, в свою очередь не доносит ее до вышестоящего руководства (пока мы не рассматриваем причин такого развития событий) - не редкость. Итогом такой потери информации становятся, не редко, потери клиентов, которые, не дождавшись информации от менеджера, уходят к конкурентам. Например, клиент по причине увеличения объема закупок просит менеджера об увеличении кредитного плеча, предоставляемого клиенту БС. Менеджер обсуждает это с руководителем отдела, но окончательное решение за генеральным директором. А информация до генерального директора не доходит. Клиент (надсистема) ждать до бесконечности не будет. Рынок будет идти вперед, не оглядываясь на то, успевает ли конкретная БС за ним. И вот уже через пару дней клиент говорит менеджеру, что контракт подписан с другой компанией.

      Поэтому можно сказать, что, вне зависимости от направления движения энергии информации в БС, эта энергия должна проходить свободно по всем элементам БС, которые задействуются в конкретном процессе. Если информационный поток теряется или искажается, то БС, как минимум, теряет свою эффективность. Ценность ее продукта для покупателя снижается. Входящий денежный поток тоже снижается. А поскольку процесс носит циклический характер, то можно смело сказать - такая ситуация не продлится бесконечно. Рано или поздно входящий финансовый поток снизится настолько, что БС станет нечем платить заработную плату сотрудникам. Ситуацию могут спасти акционеры. Но если они будут, не меняя БС и протекающие в ней процессы, не исправляя ситуацию с энергетическими потоками, бесцельно вливать в БС деньги, то ничего хорошего из этого не получится. БС все равно умрет. Просто ее агония будет продолжаться несколько дольше.

      В качестве резюме хочу сказать: поиск и устранение ошибок в энергетических потоках БС, а также выстраивание правильной архитектуры БС (в которой эти ошибки не возникают или быстро идентифицируются и исправляются) - важнейшая задача для управленцев любого уровня в БС. Об этом я всегда говорю на своем курсе «Оптимизация бизнес процессов методами системного анализа и ТРИЗ», в рамках которого мы на основе реальных кейсов от участников вырабатываем навыки решения задач, нацеленных на соблюдение Закона энергетической проводимости системы.

      PS. Некоторые из моих коллег не согласны со мной в определении денежного потока как энергии БС. Разумеется, я уважаю их мнение. И все же, я считаю деньги энергией БС. Хотя бы потому, что они должны вливаться в БС на регулярной основе, чтобы БС работала и давала покупателям пользу. И действительно, много вы знаете людей, которые будут работать бесплатно до бесконечности?

Продолжение следует...

Автор: Павел Володин.

К СТАТЬЯМ

ТРИЗ БИЗНЕС

НА ГЛАВНУЮ